Акмолинская
областная универсальная научная библиотека им. М. Жумабаева
Отдел
библиотечного маркетинга и инновационно-методической работы
ПРОЕКТ
Инструкция по учету периодических
изданий и заполнению форм библиотечной статистики /периодика/ в ЦБС.
1.Общие положения
1. В
соответствии с ГОСТом 7.20-2000 «Библиотечная статистика» к периодическим изданиям относятся журналы и газеты.
2. Настоящая
Инструкция разработана в соответствии с
Законом Республики Казахстан от 15 декабря
2006 года «О культуре», Стандартов
по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД), «Правилами по
формированию, сохранению и использованию библиотечных фондов» и определяет
содержание и порядок работы по вопросам формирования фонда документов
периодических изданий ЦБС, его сохранности, улучшения качества управления
фондом документов периодических изданий
и его использования.
3.
Периодические
издания, поступившие в фонд документов ЦБС, являются составной частью единого
фонда документов ЦБС и подлежат учету и хранению в сроки согласно «Правил по формированию, сохранению и
использованию библиотечных фондов» от 25 мая 2007 года, и в сроки, регламентируемые Приложением 3* настоящей
инструкции;
4. Настоящая
инструкция обязательна для применения в структурных подразделениях ЦБС.
2. Учет периодических изданий
1. Основными
единицами учета объема фонда журналов является экземпляр (том, номер,
выпуск) и название издания за все годы его поступления в фонд, независимо
от изменения заглавия журнала.
Кроме того, объем фонда журналов может
учитываться в годовых комплектах.
2. Сдвоенные
номера (выпуски), объединенные
издательством, учитываются как один
экземпляр.
3. Приложения,
относящиеся к определенным номерам
(выпускам) журнала, и не имеющие самостоятельного значения,
отдельно не учитываются.
4. Периодические
приложения к журналам, выходящие отдельно, имеющие индивидуальное заглавие и
собственную нумерацию, учитываются как самостоятельные журналы или продолжающиеся издания.
5. Основными
единицами учета объема газет является годовой комплект газет, (независимо
от количества подшивок), который подлежит постоянному хранению в данном фонде,
и название комплекта издания за все годы его поступления в фонд независимо от
изменения заглавия издания.
Примечание -
Дополнительно допускается учёт объёма фонда в номерах (для непереплетённых
газет) и подшивках (переплётных единицах).
6.
Единицами
учета однодневных (разовых) газет служат экземпляр (номер, выпуск) и
название газеты.
7. Совместные
выпуски двух или нескольких газет
отдельно не учитываются.
8.
Периодические
приложения к газетам, не имеющие индивидуального заглавия и собственной
нумерации (спецвыпуск, рекламные
материалы, молния и т.д.), отдельно не
учитываются.
9.
Отдельно
изданные периодические приложения к изданиям, имеющие индивидуальное заглавие и
собственную нумерацию, учитываются самостоятельно.
10. Периодические
издания, выписываемые для районных /городских/ структурных подразделений ЦБС из
почтовых отделений, поступают для последующей регистрации, учета, обработки и
распределения в отдел организации, комплектования, обработки документов и
каталогов ЦБС. В сельские структурные подразделения ЦБС периодические издания
поступают через местные почтовые отделения, где непосредственно проходят
регистрацию, учет, обработку.
11. В систему
учетной документации на периодические издания входят:
·
ежемесячные
реестры на периодические издания, выписываемые структурными подразделениями
ЦБС, согласованные с почтовыми
отделениями;
·
картотека
регистрации газет и журналов - сводная на ЦБС в
отделе организации, комплектования, обработки документов и каталогов и в каждом
структурном подразделении на периодические
издания каждого конкретного структурного подразделения ЦБС: отделов ЦРБ/ЦГБ и
библиотек-филиалов;
·
алфавитный
каталог/картотека периодических изданий ЦБС и алфавитные каталоги/картотеки
периодических изданий библиотек-филиалов;
·
журнал
/картотека распределения периодики по структурным подразделениям.
12. В отделе
комплектования и обработки ЦРБ/ЦГБ полученные
в почтовом отделении периодические издания регистрируются в картотеке
газет и журналов (в традиционной форме или в компьютерной обработке), штемпелюются, в
каждый номер журнала вклеивается
кармашек для хранения книжного формуляра, оформляется книжный формуляр и
под роспись передаются в
структурные подразделения ЦБС.
13. После
получения структурные подразделения:
отделы ЦРБ/ЦГБ и библиотеки - филиалы
учитывают новые поступления в своих регистрационных картотеках журналов
и газет, штемпелюют каждый номер журнала специальным штемпелем конкретного структурного подразделения.
Штемпель проставляется на титульном листе журнала под выходными данными.
14. Регистрационные
карточки (Приложение 1)хранятся до
выбытия всех номеров данного журнала или газеты. При необходимости они
используются для справок и проверок фонда периодических изданий.
15. В каждом
структурном подразделении ЦБС по регистрационным газетным и журнальным
карточкам в конце года подсчитывается количество полученных номеров журналов и
комплектов газет за год. На основании этого составляется акт (Приложение 2),
который направляется в ОКиО, где сведения об их количестве заносятся в «Книгу
учета библиотечного фонда» каждого структурного подразделения ЦБС. На их основе
ОКиО ЦБ составляет сводные данные об их приёме, которые регистрируются один раз в год в первой части «Книги учета
библиотечного фонда», ведущейся на единый фонд ЦБС. Данные
о поступлении периодических изданий ОКиО в бухгалтерию не передаёт.
16.
Периодические издания исключаются из
фонда ЦБС по истечении сроков хранения, утверждённых
директором библиотеки, (приложение 3)
в зависимости от их научно-практической значимости, характера публикаций,
целевого и читательского назначения, спроса, исходя из местных условий и
необходимости качественного обслуживания читателей. Запрещается исключать из
фондов ЦРБ и ЦГБ единственные экземпляры комплектов местных газет.
17.
При выбытии из структурного
подразделения ЦБС газет и журналов на регистрационных газетно-журнальных
карточках картотеки периодических изданий делаются соответствующие отметки, и
составляется акт их выбытие (приложение
4) , который направляется в ОКиО ЦБ.
В акте указываются: общее количество номеров журналов и комплектов газет,
распределение их по содержанию и причина выбытия. ОК и О ЦБ на основе полученных актов составляет сводный акт о выбытии газет и журналов (приложение 5) и после его утверждения
директором ЦБС, регистрирует его во второй части «Книги учета библиотечного
фонда», ведущейся на единый фонд ЦБС, и делает соответствующие отметки в книгах
учёта библиотечного фонда структурных подразделений ЦБС. В бухгалтерию акт на выбытие журналов и газет
не передаётся.
18.
Отдел
организации, комплектования, обработки документов и каталогов ЦБС ведет
алфавитный каталог периодических изданий ЦБС для сбора и предоставления наиболее
полной информации обо всех имеющихся в
ЦБС газетах и журналах (независимо от их названия и года
издания).
3. Сохранность периодики в процессе
организации, хранения и использования
1.
В каждом структурном подразделении ЦБС,
имеющем в фонде периодические издания, выделяется ответственный за периодику
работник, который отвечает за своевременную регистрацию поступления,
подшивку газет и журналов и полноту комплектов в процессе их использования.
Выделение ответственного за периодику не
снимает ответственности за сохранность периодики с заведующего структурным
подразделением, а также сотрудников, имеющих доступ к фонду периодических
изданий, читателей и других абонентов библиотек, пользующихся их фондами.
2.
Газеты
формируются в подшивки в зависимости от
периодичности:
· ежедневные
газеты – поквартальные
· еженедельные
газеты – полугодовые
· 2 экз. в
месяц – годовые
3.
Журналы
формируются в подшивки в зависимости от объема и периодичности:
- Тонкие
журналы:
o
ежемесячные
– в полугодовые
o
еженедельные – в
поквартальные
o
2
экз. в месяц – в поквартальные
·
Толстые
журналы: не подшиваются.
4.
Хранение периодических изданий текущего года
осуществляется отдельно от периодики прошлых лет.
5.
Периодические издания предоставляются в
пользование читателям согласно «Правилам пользования библиотеками ЦБС». В
случае выдачи периодических изданий на дом, используется учет на основе книжных
формуляров.
6.
С
целью сохранности единственных в ЦБС периодических изданий и краеведческих
материалов, структурные подразделения, обслуживающие читателей обеспечивают
копирование пользующихся повышенным спросом материалов из периодических
изданий, организует работу с копиями, обеспечивая сохранность оригинала.
7. Формирование тематических папок материалами из
периодических изданий, срок хранения которых не истек, всеми структурными
подразделениями ЦБС осуществляется только ксерокопиями.
8. Ответственность
за состояние дел по сохранности периодических изданий в ЦБС возлагается на
руководителей структурных подразделений и Отдел комплектования, обработки и каталогов (ОКиО).
Составитель Никитина Л.Н.
